In uno dei miei ultimi articoli ho stilato un elenco delle app utili per il calcolo del food cost. La…

Decidere di aprire un ristorante non rientra certamente tra le cose più facili al mondo. Più in generale, quando si entra nell’imprenditorialità del food, ciò che conta è una visione strategica d’insieme.
Gestire un ristorante o qualsiasi altra attività nel settore agroalimentare, richiede l’applicazione di meccanismi gestionali che includono anche forti competenze manageriali tra le quali troviamo, senza dubbio, il food cost.
L’impresa agroalimentare si colloca, oramai, in un panorama moderno nel quale per avere successo ma soprattutto per ottimizzare i profitti, ogni elemento manageriale e gestionale ha il suo peso.
Quante volte ti è capitato di veder fallire ristoranti che apparentemente avevano tutte le carte del successo in regola?
Qualità, clienti a non finire, servizio impeccabile, ma qualcosa è andato storto e non è di certo un caso se in ogni giorno, in Italia, chiudono in media 34 ristoranti (Repubblica).
Ci sono elementi di gestione che spesso vengono trascurati o sottovalutati ma sono proprio loro, in realtà, la chiave del tuo successo. Di cosa sto parlando?
Il fatturato, la performance e il profitto rappresentano gli obiettivi principali della tua azienda e imparare a conoscere le regole del food cost può rappresentare un’ottima mossa per raggiungerli.
Ma esattamente cosa è il food cost? Si riassume in una stima percentuale calcolata sulla base di due elementi chiave:
Un valore intorno al quale gireranno gran parte dei tuoi guadagni, vediamo come si calcola.
Prima di capire come si calcola il food cost è importante stabilire che questo valore non è immutabile perché rappresenta la somma di elementi che non sempre rimangono costanti nel tempo. Inoltre non pensare di trovare la formula alla soluzione di tutti i problemi: il food cost è un dato che deve essere gestito e non considerato unicamente come un numero matematico.
Il Calcolo del food cost si ricava tramite una semplice formula che si racchiude in un rapporto tra il costo del prodotto e il prezzo di vendita x 100
Food Cost (%) = COSTO DEL PRODOTTO / VENDITE x 100
In realtà per calcolare il food cost, bisognerebbe calcolare anche altri parametri utili a definire il costo di un piatto, come ad esempio il tempo impiegato per la lavorazione.
Per esempio la domanda a cui dobbiamo rispondere è: quanto impiega lo Chef a fare 100 supplì 0 50 ravioli? 1h? Che tipo di costo sostengo?
Se vuoi sapere come usare excel per calcolare il food cost allora leggi la guida completa step by step qui.
Per calcolare il Food Cost è possibile utilizzare una formula.
Il calcolo del Food Cost dovrebbe avvenire al termine di un periodo contabile.
La formula indicata di seguito richiede di prendere in considerazione il costo del prodotto e le vendite.
Food Cost (%) = COSTO DEL PRODOTTO / VENDITE x 100
Per costo del prodotto si intende la somma dei costi delle materie prime utilizzate. Per vendite, invece, il valore dei ricavi.
Il Food Cost si può calcolare per un singolo piatto oppure per tutto il menù.
Ad esempio, se nel corso di un anno un ristorante spende 80.000 euro per le materie prime consumate e ottiene 200.000 euro dalla vendita dei suoi piatti, il suo Food Cost complessivo sarà: (80.000 x 100) / 200.000 = 40%
Il medesimo calcolo può essere applicato al singolo piatto, prendendo in considerazione i costi di ogni singola materia prima e la sua grammatura. Più avanti vedremo un esempio.
In realtà per calcolare il Food Cost bisognerebbe calcolare anche altri parametri utili a definire il costo di un piatto, come ad esempio il tempo impiegato per la lavorazione.
Il tempo impiegato, infatti, influisce sul costo della manodopera.
Si dovrebbe inoltre sottrarre dal costo delle materie prime il costo di ciò che viene impiegato per realizzare i pasti dei dipendenti o i pasti che capita di dover offrire ad alcuni clienti.
Intorno al calcolo del food cost girano gran parte dei tuoi guadagni, se non tutti. Entrare in questa ottica significa iniziare a pensare che anche i centesimi, a lungo termine fanno la differenza. Che voglio dire con questo? Pensa di vendere una margherita al tuo ristorante e che allo chef piace abbondare con la mozzarella di bufala che tu paghi 10 euro al Kg.
Supponiamo che per condire una pizza ti servono 120 grammi, quindi 1.20 euro di mozzarella ma lo chef ne mette sempre un po' di più, circa 150, ovvero l’equivalente di 1,50 euro.
Questo scarto di appena 0,30 centesimi se moltiplicato per una media di 20 pizze margherite al giorno equivale a 6 euro, una cifra bassa tuttavia.
Alla fine dell’anno, però, sai a quanto ammonta la cifra? A 2.190 euro che avresti potuto risparmiare.
Ecco qui perché il calcolo del food cost è così importante per i tuoi profitti: ti permette di tenere sotto controllo tutti gli eccessi e tutti gli sprechi sia giornalieri che a lungo termine che riducono silenziosamente il tuo guadagno.
Soprattutto, saper calcolare il food cost significa poter costruire un menù a regola d'arte per massimizzare il margine di guadagno e soddisfare i clienti.
Per fare questo, devi conoscere tutte le tecniche di menu engineering.
Immagina di dover rinnovare il menù del tuo ristorante e di dover inserire il prezzo di vendita di un nuovo piatto, da dove iniziare? Dal food cost preventivo.
Calcolare il food cost preventivo, definito anche food cost attivo, ti aiuta a mantenere sotto controllo le tue spese e i tuoi guadagni. Più nello specifico rappresenta la stima del costo necessario per realizzare un singolo piatto, parliamo infatti di scheda piatto.
Per stabilire il prezzo di una preparazione è necessario considerare la somma del costo di tutti gli ingredienti utilizzati; non dimentichiamoci che il costo delle materie prime è uno dei fattori che più influisce non solo sul costo finale di un piatto, ma anche sui tuoi guadagni.
Per calcolare il costo di tutti gli ingredienti necessari per la realizzazione di un piatto, è indispensabile tenere sotto controllo:
Per ottenere questi dati è essenziale tenere d’occhio la scheda merceologica dei prodotti, che ovviamente varia da fornitore a fornitore.
Si applica poi la formula costo materia prima / vendite x 100 tenendo conto del mix di vendita visto che ogni piatto ha il suo prezzo e per ognuno abbiamo determinati volumi di vendita.
Il prezzo di vendita che stabilisci all'inizio tiene conto di valutazioni di geomarketing che prendono in considerazione i prezzi di zona, la categoria di ristorazione e altri fattori utili alla definizione del pricing.
Il food cost consuntivo, anche detto effettivo o reale, riguarda i consumi, in termini di generi alimentari, che vengono registrati in un determinato lasso di tempo. Se vuoi calcolare il Food Cost consuntivo devi avere le fatture degli acquisti in materie prime fatti per il periodo preso in esame.
Tutto chiaro, ma come si calcola?
Prima di tutto c’è da dire che bisognerebbe fare un confronto tra food cost preventivo e consuntivo. Questo perché il primo, come ho detto, si basa su un calcolo complessivo delle materie prime utilizzate in un determinato periodo di tempo secondo un mix di vendita che non è possibile stabilire a priori.
È lo stesso principio del food cost preventivo applicato però sui dati reali.
Immaginiamo di voler calcolare il costo medio delle materie prime di un pasto nel mese di Gennaio nel quale hai investito 23.000 € in Food and Beverage Cost. In questo mese hai venduto 2100 piatti.
Dividendo le due cifre, quindi il costo mensile investito in materie prime e il numero di piatti venduti, il risultato è 10,95 €. Questo significa che il costo medio delle materie prime per un pasto è di 10,95 €. Sostanzialmente questa cifra ti aiuta a capire se i costi che stai sostenendo si adeguano a quello che vendi.
Quindi, sostanzialmente, il food cost consuntivo può essere riassunto come il rapporto tra il valore totale delle materie prime utilizzate in un certo periodo definito e il totale degli incassi ottenuti nel medesimo arco di tempo.
Generalmente, un ristorante di medie dimensioni mantiene un Food Cost tra il 25 e il 29%.
Per tenere sotto controllo il tuo Food Cost puoi confrontare periodicamente il Food Cost preventivo e quello consuntivo.
Tuttavia, è possibile calcolare preventivamente anche il Food Cost Massimo Consentito (FCM).
Questo valore ti indicherà qual è il Food Cost massimo che puoi raggiungere continuando a garantirti un determinato utile. Se lo superi, il tuo utile diminuisce.
Per calcolarlo è necessario definire:
A questo punto hai tutto il necessario per calcolare il tuo Food Cost Massimo Consentito.
Somma il totale dei costi all’utile atteso. Adesso sottrai la cifra che hai ottenuto alla stima di vendite.
FCM = Stima delle vendite – ( totale dei costi + utile atteso )
In questo modo otterrai il tuo Food Cost Massimo Consentito.
Confrontando questo indice con il Food Cost che calcoli al termine di un periodo contabile potrai renderti conto di come stai agendo rispetto ai tuoi obiettivi.
Attenzione! Se il Food Cost Massimo è maggiore di quello reale, vuol dire che stai perdendo soldi.
Poniamo il caso che il tuo Food Cost Massimo sia del 29% e che quello effettivo sia del 34%. Se hai venduto piatti per un totale di 100.000 euro, questo vuol dire che hai speso 34.000 euro per le tue materie prime, invece che 29.000. I restanti 5.000 euro sono stati sprecati, risultando così in
un’importante perdita di utile.
Tuttavia, bisogna sempre ricordare che il Food Cost va calcolato sulla base delle vendite del ristorante e che la composizione delle vendite tende continuamente a cambiare.
Il Food Cost, dunque, potrà cambiare in periodi diversi anche per lo stesso ristorante, anche mantenendo fisso il costo delle materie prime e i prezzi di vendita dei piatti.
Ciò avviene perché in ogni ristorante esistono piatti che saranno più o meno profittevoli di altri in momenti diversi, in quanto diversamente apprezzati dalla clientela in periodi differenti.
Vediamo insieme come calcolare il Food Cost per un piatto.
Le informazioni che dobbiamo assolutamente appuntare sono:
Prendiamo come esempio un piatto di spaghetti al pomodoro. Gli ingredienti sono pochi e semplici:
spaghetti, pomodori pelati, olio, aglio, basilico e sale.
Per ognuno di essi indichiamo quanti grammi utilizziamo per preparare gli spaghetti.
Ricordiamoci di inserire tutti gli ingredienti in maniera dettagliata, in modo da avere una stima del nostro Food Cost più precisa possibile.
A questo punto dobbiamo fare un primo calcolo: dobbiamo calcolare quanto ci costa esattamente il totale di grammi dell’ingrediente che utilizziamo.
Una volta eseguito questo semplice calcolo, potremo sommare il costo di ogni ingrediente e ottenere il costo finale del nostro piatto di spaghetti.
Bene. Adesso applichiamo la formula del Food Cost:
Food Cost (%) = COSTO DEL PRODOTTO / VENDITE x 100
Poniamo il caso che il nostro piatto di spaghetti sia venduto a 9 euro. Il nostro Food Cost sarà dunque (0,63 x 100) / 9 = 7%.
Ora che hai tutte le formule per poter calcolare il food cost, le spese e i ricavi, ti starai chiedendo: cosa devo fare concretamente per poter gestire al meglio il food cost?
Le formule sono utili a ricavare dei numeri ma questi numeri devono rientrare in un certo range di guadagno e per poter vendere bene bisogna fare i giusti acquisti, ma non solo.
Il primo passo da muovere nella gestione del food cost è la fase di acquisto della materia prima. Conoscere il mercato, le possibilità, i prezzi medi, e la scelta dei fornitori. Il risultato deve essere un prodotto di qualità che massimizzi il più possibile i costi.
Nella fase di acquisto del prodotto è importante anche lo stoccaggio: monitora sempre il magazzino, la presenza dei prodotti, assicurandoti sempre di avere il necessario, ma senza esagerare altrimenti potresti andare incontro ad uno spreco che, per ovvi motivi, creerebbe squilibri in termini di food cost.
Per questo puoi sempre aiutarti con l’utilizzo di un software specifico, utile non solo a gestire lo stoccaggio ma anche a realizzare la scheda di ogni prodotto con i relativi grammi, costi e quantità.
Ricordati di aggiornare sempre i dati, i prodotti che utilizzi e gli acquisti che fai perché cambieranno spesso durante l’anno. Ad esempio ogni volta che cambierai il menù o che aggiungerai un piatto, o che cambierai anche solo un ingrediente di una preparazione, ricordati di monitorare e registrare ogni cosa: tieni sempre in mente che le piccole differenze di prezzo, a lungo termine diventano grandi cifre.
Monitora sempre i costi di produzione di ogni singola portata. Ti ricordi quando abbiamo parlato del food cost consuntivo e del food cost preventivo? Sono due indici che vanno calcolati sempre: periodicamente il primo e per ogni pasto il secondo.
Quando si parla di costi di produzione, però, si fa riferimento anche a quei costi indiretti, ovvero intangibili come, ad esempio, la mano d’opera che vanno comunque considerati.
Gli sprechi devono essere evitati come la peste: usa delle schede ricette precise, dove sono segnalate le quantità esatte necessarie per una porzione, aiutati anche in questo caso e gestire tutto con un software che vi permette di realizzare operazioni di calcolo automatiche.
Come ho già detto più volte, utilizzare un software gestionale è una grande mano. Ti permette non solo di tenere sempre sotto controllo i dati e lo stoccaggio, ma ti permette anche di prendere decisioni in base ai consumi effettivi e allo stock presente.
I gestionali ospitano una grande quantità di dati, che altrimenti non potresti mai tenere a mente, grazie ai quali puoi sempre analizzare l’andamento della tua attività, capire dove e cosa modificare.
Ciò che questo strumento di permette è una panoramica sempre aggiornata dei costi attraverso una pianificazione dettagliata e automatica degli acquisti.
Il software ti aiuta anche a raccogliere in un database tutte le informazioni relative ai fornitori con i relativi listini, le schede dei prodotti, il ricettario, insomma in qualsiasi momento puoi monitorare l’andamento del tuo locale.
Ci sono molti software gestionali e app per calcolare il food cost che puoi trovare qui.
Certamente il Food Cost è un fattore importante per aiutarti a decidere il prezzo di vendita dei piatti nel tuo ristorante.
Tuttavia, tieni sempre a mente che alla definizione del prezzo non contribuisce solamente il costo delle materie prime impiegate, il costo della manodopera e dei macchinari impiegati.
Il pricing va definito anche sulla base di un’importantissima variabile psicologica: la percezione del cliente.
La percezione del cliente sarà determinata non solo dalle aspettative che egli ha verso il tuo ristorante, ma anche dall’impressione che si fa dell’ambiente, del servizio, dell’atmosfera.
Inoltre, è bene ricordare che ogni cliente ha una diversa disponibilità a spendere. Tra le variabili più influenti nelle strategie di marketing ormai non è considerato più tanto rilevante il reddito del target, quanto piuttosto la sua disponibilità a decidere di spendere i suoi soldi per il nostro prodotto.
Tale disponibilità sarà soprattutto definita da quanto il cliente è abituato a spendere per quello stesso piatto. Se il nostro cliente è solito spendere 10 euro per un piatto di pasta al ristorante, non accetterà di spendere una cifra eccessivamente diversa, poiché la percepirà come scorretta.
La disponibilità a spendere può essere in parte influenzata dalla qualità percepita, tuttavia è sempre bene tenere a mente quelle che sono le abitudini di spesa dei clienti.
Per calcolare nel modo più preciso possibile il Food Cost è necessario prestare attenzione anche alla procedura di preparazione del piatto.
Molti piatti richiedono infatti una lavorazione delle materie prime, come ad esempio la pulizia del pesce; altri richiedono la cottura di alcuni ingredienti, che li porta a ridurre il loro peso.
Nel calcolo del costo dei singoli ingredienti è importante tenere conto anche di queste perdite di materiale per calcolare accuratamente il Food Cost del piatto.
Supponiamo ad esempio di comprare della carne a 15 euro al kg e di scartarne il 20% durante la preparazione del piatto. A questo punto il costo della carne non sarà più 15 euro al kg, ma sarà superiore. Possiamo seguire la seguente proporzione:
15 : (100 – 20) = X : 100
X = (15 * 100) / 80 = 18,75 euro
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L’importanza di considerare lo scarto è il motivo per cui è bene cercare di coinvolgere lo chef nel calcolo del Food Cost. Egli, infatti, sarà consapevole di quanta materia prima scarta durante la preparazione dei piatti e di come cambia il peso degli ingredienti prima e dopo la loro lavorazione.
Un altro elemento di fondamentale importanza per aiutarti a calcolare il Food Cost correttamente è una gestione ottimale del tuo inventario.
Il Food Cost consuntivo va controllato periodicamente per tenere sotto controllo l’utile che stai ricavando con il tuo ristorante.
Per calcolarlo, devi tenere conto del costo totale delle materie prime che hai consumato in un determinato periodo.
Attenzione! Nel Food Cost prendiamo in considerazione il costo delle materie prime consumate, non di tutte quelle acquistate in un determinato periodo.
Calcolare il Food Cost sulla base del costo delle materie prime acquistate, infatti, potrebbe dare risultati non corretti: si deve invece considerare il costo delle materie prime utilizzate per realizzare i piatti.
Per questo motivo, è fondamentale tenere aggiornato con costanza l’inventario e registrare merce acquistata e utilizzata.
Nell’inventario ogni merce conservata ha un preciso valore economico.
Il consumo di materie prime in un determinato periodo può essere calcolato con una semplice formula:
Valore iniziale dell’inventario (ovvero la somma del valore economico di tutte le merci nell’inventario) + valore degli acquisti del periodo – valore finale dell’inventario
Una delle cose che viene più sottovalutata nei ristoranti è proprio la creazione del menù. Mi è capitato tantissime volte, e sicuramente anche a voi, di entrare in un ristorante e ritrovarmi in mano un menù vecchio, rotto o senza alcune informazioni necessarie o semplicemente creato senza cognizione di causa.
Ancora prima di pensare al menù in termini di food cost, ricordati sempre che è uno degli strumenti di comunicazione più potenti che hai, è la tua pagina di presentazione, lo strumento tramite il quale il cliente prenderà le sue decisioni.
Prima di tutto, quando si pensa di creare un menù perfetto non si può prescindere dal pensare di soddisfare i clienti, alla fine è questo l’obiettivo finale. La realizzazione del menù sarà quindi un’ottimizzazione delle tue spese e dei tuoi guadagni in rapporto a qualcosa che rispecchia sempre e comunque il gusto delle persone.
Parliamoci chiaro, non ha senso ottimizzare il food cost di un piatto se poi quel piatto non lo vendete. Quindi la prima regola è quella di non dimenticarsi mai che tutto quello che fate è legato alla vendita e quindi alle esigenze del nostro target.
Ma non ci perdiamo. Come creare un menù perfetto sulla base del food cost? Iniziamo dall’inserire piatti che hanno le seguenti caratteristiche:
Come puoi vedere ci sono alcune tipologie di prodotto pensate ed inserite appositamente nel menù per venderne un altro che secondo un calcolo basato sul food cost, ti porta più profitti.
Vorrei, però, soffermarmi un attimo sul prodotto leader: il tuo successo dipenderà proprio dall’inserimento di un numero elevato di prodotti che hanno un basso costo ma un alto valore percepito. Saranno questi i piatti che porteranno un’alta redditività e un’alta soddisfazione del cliente.
Un altro elemento importante è la definizione del prezzo: come definisco il prezzo di un menù? Una volta capito a quanto equivale il costo della preparazione di un piatto, a quanto corrisponderà il margine di guadagno?
Un prezzo di listino deve certamente rispettare anche il valore percepito e di conseguenza il costo percepito del cliente rispetto ad un piatto. Questo valore non dipende solo da un aspetto strettamente culinario ma anche dall’ambiente, dall’arredamento, dalla disposizione dei camerieri, insomma, dall’impressione generale del ristorante.
Calcolare il proprio Food Cost può essere impegnativo, soprattutto per chi si trova a farlo per la prima volta.
Fortunatamente la necessità dei ristoratori di trovare una soluzione semplice e rapida ai loro dubbi sul calcolo del Food Cost trova risposta in alcune app.
Ormai esistono diverse app che ti permettono di calcolare il Food Cost dei tuoi piatti e tenere sotto controllo le spese del tuo ristorante. Puoi scoprirle tutte in questo articolo.
Tuttavia, bisogna tenere a mente che le app possono avere un importante limite. Sono ottime per gestire dati, ma si tratterà sempre di dati che hai inserito autonomamente. Se qualcuno dei dati non è calcolato in modo sufficientemente preciso o se si trascura anche solo un elemento che può apparire secondario, il calcolo non sarà accurato.
Per questo motivo è sempre bene affidarsi alla consulenza di un esperto in Food&Wine marketing, che potrà aiutarti a considerare attentamente il ruolo del tuo Food Cost all’interno di una strategia efficace di food marketing.
In alternativa alle app, per calcolare il Food Cost e definire il prezzo dei tuoi piatti garantendoti un margine di profitto puoi anche utilizzare Excel.
Se vuoi tenere sotto controllo i tuoi costi tramite questo semplice strumento di calcolo, ti consiglio innanzitutto di coinvolgere lo chef per definire le grammature degli ingredienti per ogni ricetta. Questo, come abbiamo spiegato in precedenza, ti aiuterà a definire più accuratamente il costo di ogni componente del piatto.
Le tante funzionalità di Excel possono spaventare ed essere dispersive, per questo ho creato per te una guida step by step di come calcolare il tuo Food Cost con Excel.
Come ho detto all’inizio dell’articolo, aprire un ristorante non è una cosa affatto semplice. Bisogna dare il resto a tantissime cose, a molteplici aspetti e questo può portarti a perdere qualche pezzo per strada.
Il food cost è uno di quegli aspetti che non puoi permetterti di dimenticarti o di non considerare e se hai letto l’articolo, ormai hai capito il perché.
Gestire un ristorante in un ottica food cost è impegnativo e toglie molto tempo ed energia. Ecco perché è utile rivolgersi ad un professionista.
Un professionista in food cost conosce perfettamente le tecniche manageriali ed è preparato ad una gestione economica della tua attività. Ti può aiutare nella realizzazione del menù fino all’ottimizzazione del magazzino e alla gestione delle materie prime e conosce tutte le strategie utili non solo a limitare le perdite e gli sprechi ma ad aumentare, di conseguenza, i profitti.
Per l’analisi, l’ottimizzazione o per la pianificazione del food cost del tuo ristorante o della tua attività puoi fare affidamento su di me! Specializzato in Food&Bevarage Marketing, offro servizi di consulenza specifici nel settore, sia per chi parte da zero che per chi ha bisogno di riprendere la rotta.
Se vuoi fissare un appuntamento mi trovi ai seguenti contatti:
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In uno dei miei ultimi articoli ho stilato un elenco delle app utili per il calcolo del food cost. La…
Fortunatamente sono sempre di più gli imprenditori enogastronomici che negli ultimi anni hanno compreso quanto sia rilevante calcolare minuziosamente le…
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