Il controllo di gestione: la chiave della sopravvivenza del tuo ristorante e per evitare problemi

Il controllo di gestione è uno strumento fondamentale nell’ambito della ristorazione per monitorare l’operato del proprio ristorante e per verificare se la propria attività sta andando incontro agli obiettivi che ci si è posti.

Il controllo di gestione di un ristorante consiste in un metodico processo di raccolta dati che deve essere eseguito giornalmente, al fine di valutare, al termine di un determinato periodo:

• Quale sia il trend dei profitti del ristorante;
• Il raggiungimento dei propri obiettivi di business;
• Quali siano i costi che pesano di più sulla propria attività;
• Quali le aree in cui è possibile ottenere una maggiore efficienza in termini di costi.

Ogni aspetto del ristorante e ogni singolo costo che riguarda la tua attività deve confluire nel controllo di gestione, poiché alla base di questo processo vi è un’accurata raccolta di dati che consente di valutare al meglio la situazione del proprio business.

Il controllo di gestione è importantissimo per qualsiasi attività imprenditoriale, poiché permette di vedere chiaramente come le proprie risorse vengono impiegate, di individuare inefficienze o errori nell’utilizzo di tali risorse e di porvi rimedio in modo rapido e mirato.

È bene che l’imprenditore impieghi il controllo di gestione fin dall’inaugurazione della propria attività, poiché la primissima fase di questa complessa procedura consiste proprio nella pianificazione.

Infatti, stabilire quali devono essere gli obiettivi a breve, medio e lungo termine della propria attività è una decisione fondamentale per orientare le proprie strategie di impiego delle risorse e di marketing.

Tale decisione è inoltre importante per capire come valutare i dati che si raccolgono nel corso della gestione della propria attività.

7 consigli per tenere sempre i conti in ordine

Tenere sotto controllo tutti i dati inerenti al proprio ristorante può essere faticoso e molto complesso: per questo, è bene sapere quali sono tutti gli aspetti da considerare per un controllo di gestione corretto.

Innanzitutto, ricorda sempre che l’ordine, la chiarezza e la precisione nella raccolta e nella registrazione di dati, costi e risorse sono la base essenziale di un controllo di gestione utile ed efficace.

Tralasciare la registrazione di alcuni dati o il monitoraggio dei risultati ottenuti significa vanificare l’utilità di uno strumento prezioso come il controllo di gestione.

Vediamo ora 7 consigli che ti aiuteranno ad essere sicuro di aver considerato tutti i dati necessari per il controllo di gestione del tuo ristorante.

Sfrutta il menù engineering

Un errore che spesso si commette nella gestione di un ristorante è quello di sottovalutare l’importanza del menù.

Il menù è a tutti gli effetti uno strumento di marketing, che deve essere predisposto al meglio affinché i clienti siano portati a ordinare quei piatti che ti portano il margine di contribuzione più alto.

Come? Con le tecniche del menù engineering.

Il menù engineering consiste appunto in un insieme di tecniche e metodi che ti aiutano a creare un menù in grado di indirizzare la scelta del cliente sui piatti più profittevoli per il tuo business.

Inoltre, ti aiuta a capire quali piatti eliminare dal menù e fornisce importanti indicazioni circa l’investimento economico nelle materie prime del tuo ristorante.

Le tecniche di menù engineering tengono in considerazione:

• Prezzo di vendita del prodotto;
• Margine di contribuzione;
• Food cost.

Il numero di piatti presenti nel tuo menù e il loro il food cost e margine di contribuzione sono dati fondamentali per il controllo di gestione del ristorante. Inizia quindi a registrare questi dati e a tenerli periodicamente sotto controllo.

Assicurati, inoltre, che il tuo menù sia ottimizzato secondo le tecniche del menù engineering, poiché questo ti consentirà di iniziare da subito ad eliminare costi superflui e a generare maggiori ricavi dai piatti più profittevoli del tuo menù.

Tieni sotto controllo il food cost

Intorno al calcolo del food cost girano gran parte dei tuoi guadagni: per questo, calcolarlo in modo preciso è assolutamente fondamentale.

Il food cost, ovvero quanto ti costa ogni piatto del tuo menù, è calcolato tenendo in considerazione diversi fattori, e per assicurarsi la massima precisione nel calcolo è bene utilizzare una tabella Excel.

Ogni piatto dovrà infatti avere una tabella dedicata al suo food cost, che riporta:

• Tutti gli ingredienti;
• Il costo al Kg o al pezzo di ogni ingrediente;
• La quantità o i grammi di ogni ingrediente utilizzata per la ricetta;
• Il costo totale dell’ingrediente in base alla quantità impiegata per la ricetta.

Perché il calcolare il food cost richiede tutta questa precisione? E come influisce sul controllo di gestione?

Il calcolo del food cost deve essere estremamente preciso per assicurarsi di capire qual è il prezzo che il ristoratore paga per le materie prime impiegate in ogni piatto e per far sì che chef e collaboratori continuino a rispettare le grammature previste per ogni ricetta, onde evitare di alzare il food cost.

Per questo motivo è bene confrontare periodicamente food cost preventivo (calcolato sulla base di materie prime utilizzate in un determinato periodo di tempo) e food cost consuntivo (calcolato sulla base dei dati reali disponibili).

Questo confronto permetterà di capire se ci si sta discostando dal food cost stabilito per un determinato piatto, di individuare la causa di tale discostamento e di correggerlo nel modo più opportuno.

Data l’influenza che il food cost ha sui ricavi totali del ristorante, è fondamentale che anche questo dato sia incluso nel controllo di gestione e monitorato periodicamente.

Controlla i tuoi acquisti e il tuo magazzino

Anche l’acquisto e la conservazione delle tue materie prime devono seguire un metodo e una logica precisi.

Quando si avvia un’attività di ristorazione, non si può cambiare continuamente dove si acquista un determinato ingrediente, poiché questo risulterebbe in una variazione continua del prezzo e della qualità della materia prima.

Il risultato di questa azione è che il valore e la qualità del piatto che il cliente ordina è diverso dal tuo standard, così come il food cost di quel piatto.

Per questo motivo, è bene scegliere dei fornitori per le proprie materie prime e stipulare con essi degli accordi precisi, che riguardino:

• Il prezzo delle materie prime;
• La quantità acquistata;
• I tempi di consegna.

Ma questo non basta.

Una volta ricevuta la merce, è necessario che ci sia qualcuno addetto al controllo e alla registrazione di tutte le materie prime ricevute.

Si deve infatti controllare che siano qualitativamente adeguate e che la quantità ricevuta corrisponda a quella ordinata e a quella indicata sulla fattura del fornitore.

Inoltre, quando si pone la merce in magazzino, è bene fare attenzione anche al modo in cui viene riposta, collocando le materie prime appena arrivate dietro quelle che sono già presenti in magazzino.

Ciò eviterà che gli ingredienti già presenti deperiscano, e dunque si impedirà un importante spreco di materie prime e di denaro investito.

Utilizza un software di gestione del ristorante

I software per ristoranti sono pensati per sostenere e aiutare ad amministrare la tua attività in tutti i suoi aspetti.

Questi software sono infatti dotati di funzioni essenziali per la gestione del ristorante, e i dati che essi raccolgono e producono possono essere riportati nel controllo di gestione.

Tra le funzioni più importanti troviamo:

• Gestione del magazzino;
• Ordinazioni elettroniche;
• Gestione prenotazioni;
• Fatturazione elettronica.

Da queste funzioni è possibile dunque ricavare dati precisi su:

• Quantità di materie prime presenti nel magazzino;
• Quali piatti vengono ordinati più o meno frequentemente;
• Coperti venduti nell’arco di un certo periodo;
• Incassi del ristorante.

Tutti questi dati devono essere registrati nel controllo di gestione del ristorante al fine di valutare le performance della propria attività di business e il raggiungimento degli obiettivi.

Utilizzare un software fornisce due enormi vantaggi: l’automazione della procedura di registrazione dei dati e la precisione nella raccolta delle informazioni.

Stabilisci un metodo

Come tutti i compiti che richiedono precisione, il miglior modo per assicurarsi di registrare correttamente i dati per il controllo gestione del tuo ristorante è stabilire un metodo preciso e rispettarlo.

Stabilire un metodo significa:

• Decidere quali dati considerare per le proprie analisi;
• Assicurarsi di non trascurare alcuna informazione sui costi sostenuti: per esempio, è fondamentale considerare sia i costi delle matrie prime che quelli del personale;
• Stabilire quali strumenti utilizzare per registrare i dati (ad esempio una tabella Excel);
• Definire ogni quanto valutare il raggiungimento degli obiettivi di business e l’andamento della propria attività.

Più chiaro sarà il metodo stabilito e più sarà facile registrare, catalogare e analizzare i dati.

Inoltre, è importante rispettare in maniera coerente l’applicazione del metodo: questo vuol dire prendere i dati sempre dalla stessa fonte e registrarli con continuità e chiarezza.

Registra giornalmente i dati

Ogni giorno il tuo ristorante vende dei piatti, fa degli acquisti e degli investimenti. Tenere traccia di tutto questo è fondamentale per monitorare il tuo progresso verso gli obiettivi di business.

Se trascuri di registrare ogni giorno i dati su costi e ricavi del tuo ristorante, questi potrebbero progressivamente accumularsi e trasformarsi in un’enorme mole di informazioni, difficili da catalogare e analizzare correttamente.

Per questo la costanza nella registrazione dei dati è fondamentale: meglio impiegare una piccola parte di ogni giorno lavorativo a un controllo di gestione preciso piuttosto che dover registrare tutte le informazioni rapidamente a fine mese, col rischio di incrementare in maniera importante sviste e margini di errore.

Analizza periodicamente i tuoi dati

L’analisi dei dati è un processo chiave del controllo di gestione di un ristorante.

Per sapere esattamente quanto il tuo ristorante sia in grado di generare profitti, non puoi guardare solo ai ricavi. Devi considerare attentamente, come abbiamo visto, anche tutti i costi.

La relazione tra ricavi e costi ti indicherà se la tua attività sta procedendo correttamente verso il raggiungimento degli obiettivi di business che ti sei posto.

L’analisi di come il tuo ristorante si pone rispetto ai tuoi obiettivi va eseguita periodicamente e con una certa frequenza. Solo un controllo periodico e accurato ti permetterà di apportare le correzioni necessarie e alle tue strategie di vendita per migliorare il tuo business.

Perché rivolgersi ad un esperto del settore

Come avrai capito, il controllo di gestione del ristorante richiede precisione, accuratezza e una visione a 360° di tutti gli aspetti imprenditoriali inerenti al mondo della ristorazione.

Talvolta, chi gestisce un ristorante non si rende conto dell’impatto di alcuni elementi, spesso trascurati, sul proprio business e sui propri guadagni: ciò accade ad esempio con la disposizione dei piatti all’interno del menù.

Per questo motivo, per assicurarsi la massima precisione nel controllo di gestione del proprio ristorante, è bene affidarsi a un esperto di Marketing nel campo della ristorazione.

Grazie alle sue competenze, un food consultant esperto potrà indicarti la migliore strategia per un controllo di gestione corretto, preciso e utile all’incremento dei tuoi profitti.

Affidandoti ad un food consultant esperto della ristorazione, non solo potrai ottenere supporto sul controllo di gestione del tuo ristorante, ma anche su:

• Food Marketing;
• Wine Marketing;
• Come comprendere i punti di forza del proprio ristorante;
• Strategie di Social Media Marketing;
• Segreti per migliorare la gestione del tuo ristorante;
• Come aumentare i profitti ed incrementare il tuo business.

Con la mia esperienza nel campo della Comunicazione e del Marketing posso aiutarti a:

• Gestire i Social Media della tua attività;
• Conoscere il mercato eno-gastronomico;
• Pianificare strategie adatte alla tua attività;
• Fare formazione per il tuo personale;
• Aumentare la Brand Awareness e i profitti.