Food cost con Excel guida step by step

In uno dei miei ultimi articoli ho stilato un elenco delle app utili per il calcolo del food cost. La verità, però, è che a volte basta imparare pochi semplici passi per poter tenere sotto controllo i costi da sostenere per realizzare una preparazione senza dover necessariamente comprare un software o utilizzare un app. 

Il calcolo del food cost con Excel è uno dei tanti modi per poter monitorare il costo di tutti i piatti e per creare il menù del tuo ristorante. Con questi fogli di calcolo puoi stimare il prezzo di vendita garantendoti un buon margine di profitto tra le spese e le entrate di ogni singola pietanza. 

Il primo consiglio, ancora prima di iniziare, è quello di coinvolgere lo Chef in questa operazione: nessuno meglio di lui conosce le grammature o le unità necessarie per realizzare una ricetta. 

Inoltre l’inserimento dei dati, che poi ti permetterà di arrivare al calcolo del food cost, si deve basare su numeri esatti e mai approssimativi, ricordati che da questo calcolo ne varranno i tuoi guadagni!

Infatti tutto questo serve soprattutto per costruire un menù di successo sfruttando tutte le tecniche di menu engineering che puoi trovare qui.

Una scheda per ogni prodotto

A qualcuno potrebbe sembrare banale ma l’esperienza con alcuni clienti mi dice che non è così. Prima di iniziare l’effettivo calcolo del food cost con foglio Excel devi prima di tutto creare uno spazio di lavoro semplice e ordinato.

È frequente che nell’ambito della ristorazione si lavori a ritmi elevati e spesso in sovraccarico, ecco perché è importante utilizzare strumenti che ti facilitino il più possibile le operazioni, specialmente se di mezzo c’è il tuo profitto. 

Questo è il motivo per cui ogni piatto di cui vuoi calcolare il food cost deve avere una propria scheda prodotto inserita all’interno di una categoria, ad esempio “primi piatti”.

Infatti, per i meno esperti un errore da non commettere, ma che a volte mi capita di vedere, è quello di inserire nella stessa scheda più pietanze. 

Excel può effettuare calcoli separati all’interno della stessa scheda prodotto ma inserire informazioni diverse all’interno del medesimo foglio potrebbe solo creare confusione.

Bene, adesso possiamo iniziare con la guida per il calcolo del food cost con Excel. Via! 

Nome del piatto e ingredienti

Cercherò di essere più dettagliato possibile così da facilitare anche chi non ha molta dimestichezza con Excel ma vedrai, sarà semplicissimo. Ho creato a posta per te un prototipo di calcolo del food cost con Excel inserendo gli elementi essenziali per calcolare il costo di un piatto in base ad ogni ingrediente.

• Categoria: nella prima colonna (A1) inserirai la tipologia di piatto, si tratta di un antipasto? Di un primo? Di un contorno? Nel caso che ho riportato come esempio ho deciso di inserire un primo piatto, quindi all’interno della cella A1 ho scritto semplicemente “primo piatto”. Questo passaggio apparentemente superfluo ti aiuterà a categorizzare ogni pietanza così da sapere a quale portata appartiene. 

• Nome del piatto e prezzo di vendita: Rimanendo in corrispondenza della colonna A ma scendendo di una cella (o più) inserisci il nome della pietanza sulla quale vuoi calcolare il food cost, che in questo caso è un semplice spaghetto al pomodoro. Accanto al nome del piatto, nella cella adiacente, inserisci il prezzo di vendita al pubblico. In questo caso io l’ho inserito all’interno della cella E3 in modo tale da allinearlo con gli altri prezzi. 

• Ingredienti: continuando sulla colonna A, sotto il nome del piatto, scrivi tutti gli ingredienti presenti nella ricetta, ognuno dei quali sarà scritto all’interno di una cella diversa ma sempre sotto la stessa colonna (Es. A6, A7, A8 e così via). Prima di elencare gli ingredienti ti consiglio di dedicare una cella alla denominazione della categoria, ovvero “Ingredienti”, come ho fatto io in corrispondenza di A5. 
  
  Attenzione a questo passaggio perché il calcolo del food cost si basa su ogni singolo ingrediente perciò è importante non dimenticare o non omettere nessuno di questi. È consigliato inserire anche spezie, condimenti ed altri elementi presenti in minima quantità così da avere una cifra ancora più precisa. 

Grammature e prezzi

Fino ad ora hai semplicemente inserito il nome del piatto e tutti gli ingredienti che ne fanno parte. Iniziamo ad aggiungere qualche numero e a dare forma al calcolo del food cost su Excel. Se prima ho sottolineato di fare attenzione ad inserire ogni ingrediente, da adesso in poi il lavoro sarà ancora più minuzioso e preciso. 

Il prossimo step è quello di inserire i costi di acquisto al Kg (o nell’unità di misura che preferisci) di ogni singolo ingrediente necessario a comporre la ricetta di cui stiamo realizzando il calcolo del food cost su Excel.

Un consiglio? Per semplificarti la vita cerca di utilizzare anche per i liquidi un’unica unità di misura, così da dover inserire solo una formula di calcolo nel foglio. 

Sii preciso durante la trascrizioni di questi elementi perché sono la base per calcolare un Food Cost estremamente preciso. 

• Costo al Kg o al pezzo: in questa sezione dovrai scrivere il prezzo di acquisto di ogni singolo ingrediente impiegato nella ricetta, al netto di IVA (nel mio caso ho usato come unità di misura i Kg). In relazione alla tipologia di ingrediente dovrai inserire il costo al Kg (come ad esempio per la salsa di pomodoro) o il costo al pezzo o nella misura che hai scelto.

• Pezzi/Gr per porzione: in queste celle, in relazione all’informazione precedente ( se si tratta di un ingrediente misurato in Kg/Gr o al pezzo), inserisci la quantità necessaria per comporre la porzione del piatto in questione. Nel mio caso ho bisogno di un 150 g di pomodoro per la ricetta del mio piatto di spaghetti. 

Costo dell’ingrediente per porzione e costo totale

Arrivati a questo punto, inizierai a renderti conto del valore effettivo del costo del piatto, attraverso due indicatori, uno relativo e l’altro totale.

• Costo dell’ingrediente per porzione: in questa sezione sarà calcolato automaticamente (a breve ti spiegherò la semplice formula da inserire) il costo dell’ingrediente per porzione. Ad esempio il pomodoro utilizzato in una porzione di pasta costa 0,10€. 

• Costo totale: a questo punto si possono sommare tutti i singoli costi della ricetta presenti in successione nella colonna “costo totale per ingrediente” (Colonna E) per iniziare a calcolare il food cost dell’intera preparazione.
  Come si calcola il totale? Semplice, basta selezionare tutta la colonna “E” dove sono presenti i costi per ingrediente, premere in alto a destra sul simbolo del Sigma (Σ) e ordinare “somma”. 

La formula del costo di ogni ingrediente per piatto

Fino ad ora ti ho semplicemente spiegato come impostare il foglio per il calcolo del food cost su Excel. Giustamente ti starai chiedendo “come faccio a svolgere i calcoli?”. Nulla di particolarmente complicato, ti basterà inserire la formula una sola volta per poi eseguire tutti i calcoli necessari. Ti mostro come fare. 

Iniziamo dal primo ingrediente ed in questo caso si tratta degli spaghetti che ho acquistato a 1,00€ al Kg, ovvero 1.00€ per 1000g. Nella porzione di spaghetti ne utilizzo solamente 100g. 

La prima cosa è calcolare quanto costa 1g di pasta considerando che 1000g (1Kg) costa 1.00€. Una volta appreso quanto costa 1g. di pasta mi basterà moltiplicarlo x 100g (ovvero i g. necessari per il mio piatto di spaghetti al pomodoro) per saperne il costo totale. 

Iniziamo a creare la nostra formula su Excel. 

• Cliccando con il mouse sulla cella E-6, dovrai inserire all’inizio della formula il simbolo = che indica al sistema che stai per inserire un calcolo. 
• Dopo di che, se clicchi nella cella B-6, il sistema inserirà automaticamente B-6 (che equivale a 1 euro) nel tuo calcolo.
• Per sapere quanto costa 1g di pasta ho diviso 1 euro per 1000: subito dopo B-6 inserisci il simbolo della divisione “/” accompagnato da 1000. 
• Subito dopo ho moltiplicato, inserendo il simbolo della moltiplicazione “*”, la cifra precedente per la cella D-6 (ovvero 100g) andando semplicemente a cliccare sulla cella. 

Se hai eseguito tutti i passaggi ti dovresti trovare esattamente allo stesso punto dell’immagine sopra riportata, basta solo premere il tasto invio e la formula si trasformerà nel risultato che in questo caso equivale a 0,10 cent.

Nella cella del “Tot. Costo piatto”, l’equivalente è 0,10 cent perché la formula è stata applicata solo per gli spaghetti. Per estenderla a tutti gli ingredienti in modo tale da ottenere il calcolo completo di 0,63 cent (come nella Figura 1), poggia la freccetta sull’angolo in basso e destra della cella E6 e trascina verso il basso fino alla cella E11 equivalente all’ultimo ingrediente. 

In questo articolo ti ho fornito gli strumenti base per poter calcolare il food cost di un piatto, ma già saprai , soprattutto sei hai letto il mio articolo “cos’è il food cost” che questo indicatore si basa sulla stima di altri calcoli che vanno ben oltre quelli appena eseguiti. 

Tra questi ci sta sicuramente il food cost preventivo, il food cost consuntivo e il margine di contribuzione. 

Excel si dimostra essere uno strumento molto utile e funzionale anche quando si tratta di calcolare parametri più specifici come questi che, però, richiedono qualche piccolo calcolo in più. 

Con una semplice consulenza ti insegnerò a gestire il tuo foglio Excel da vero professionista nel settore, riuscendo a calcolare tutti i parametri necessari per portare il tuo profitto più in alto possibile e renderti completamente autonomo nella gestione del food cost. 

Non rimandare più, ci vuole così poco! 

Se vuoi fissare un appuntamento mi trovi ai seguenti contatti: 

• Nella sede operativa di Elephant Consulting Group in Salita di Monte del Gallo, 21 a Roma 
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